ОХК «Щекиноазот» состоит из несколько химических предприятий, в том числе ОАО «Щекиноазот» и ОАО «Химволокно». Эти предприятия расположены на смежных производственных площадках и технологически связаны: выпускаемый «Щекиноазотом» капролактам служит сырьем для производства полиамидной продукции «Химволокна». При этом вплоть до недавнего времени единые стандарты управления в предприятиях группы отсутствовали, и это мешало эффективному менеджменту. Не было целостной концепции организации справочников контрагентов, классификаторов товарно-материальных ценностей (ТМЦ) и готовой продукции. Так, когда один и тот же контрагент, работающий с «Щекиноазотом» и «Химволокном», выступал одновременно и поставщиком, и покупателем, сопоставить дебиторскую и кредиторскую задолженность было трудно, ведь данные о взаимодействии с контрагентом вносились разными сотрудниками в разные информационные системы. К слову, суммарное количество контрагентов двух предприятий доходит до 10 тысяч, номенклатура товарно-материальных ценностей – до 40 тысяч.

Первый шаг к унификации бизнес-процедур был сделан в 2003 году, когда ответственность за сбыт и снабжение обоих предприятий возложили на сотрудников новой структуры – созданного ООО ТД «Щекиноазот». Однако различие стандартов предприятий группы продолжало тормозить развитие компании. И желание руководства группы систематизировать процессы стало еще более острым. Предстояло создать единое информационное пространство и выстроить бизнес-процессы по сквозному принципу – без дублирования ввода информации.

На выбор ИТ-платформы и подрядчика ушло около полугода. От платформ российских разработчиков было решено отказаться изначально: аудитор «Щекиноазота» из «большой четверки» рекомендовал иностранную ИТ-платформу. Посетив ряд химических компаний, где уже внедрялись ERP-системы, руководство «Щекиноазота» пришло к неутешительным выводам: часто в ходе дорогостоящих проектов бизнес-процессы заказчика ломались под достаточно скудный функционал «тяжелых» ERP-систем, и к тому же у клиентов было много нареканий к реализации проектов. «В ходе общения с крупными компаниями-интеграторами наши требования оставались как бы между строк. Нам предлагали внедрить «стандартный функционал» ERP-системы, а потом дорабатывать систему, – признается директор по экономике и ИТ ООО ОХК «Щекиноазот» Александр Шарафутдинов. – К нашему техническому заданию относились без должного внимания. К счастью, судьба свела нас с представителями компании «Город-ИНФО». Мы сразу нашли общий язык, и в итоге эта компания была выбрана нами в качестве подрядчика проекта». Выбранная же платформа Microsoft Dynamics AX 3.0, по мнению Шарафутдинова, легко интегрируема, адаптируема, тиражируема и оптимальна по соотношению «цена – качество».

Трудность задачи состояла в том, что требовалось внедрить ERP-систему сразу на нескольких предприятиях группы, организация деятельности и учетные политики которых существенно различались. «Щекиноазот» выпускает большие объемы продукции крупнотоннажной химии (метанол, капролактам, серная кислота), перевозимой в цистернах, а «Химволокно» имеет дело с партионным учетом – продукция предприятия (пластики, нити, волокна и потребительские товары и другие) отгружается партиями, имеющими свои характеристики. Еще одна сложность – непрерывный характер производства предприятий, плановые технологические остановки здесь происходят не чаще 1 раза в год.

Во время подготовительного этапа проекта отдел консалтинга «Город-ИНФО» совместно с заказчиком разрабатывали единые корпоративные стандарты и основные принципы системы корпоративного учета. Так, был разработан единый для всех предприятий план счетов, единая система нормативно-справочной информации, учетные методики и регламенты.

Как сообщили в ОХК «Щекиноазот», одной из самых сложных задач стала стандартизация справочников контрагентов и ТМЦ для трех предприятий. После унификации проектная группа столкнулась еще с одной трудностью: для запуска ИТ-системы в промышленную эксплуатацию требовался ввод в ERP-систему данных об остатках продукции, товарно-материальных ценностей на складах и о расчетах с контрагентами. Однако группа внедрения столкнулась с влиянием так называемого «человеческого фактора», когда многие сотрудники опасались вносить информацию в систему и ставить свою подпись, хотя при этом на словах уверяли, что «у нас все есть» и «остатки можно заводить». Проблему решили, применив административный ресурс – запретив пользоваться другими программами, которые в итоге вытеснила единая ERP-система, и помогая сотрудникам предприятий выверять остатки. По словам Александра Шарафутдинова, положительную роль в этом вопросе и в проекте в целом сыграла жесткая дисциплина подрядчика, а также то, что ИТ-руководители ОХК «Щекиноазот» достаточно хорошо знали свои предприятия: в частности, сам Шарафутдинов и его заместитель имеют опыт работы главными экономистами на предприятиях группы «Щекиноазот». Кроме того, для работ были привлечены ключевые специалисты по каждому из направлений деятельности компании.

Одним из важнейших результатов проекта стала организация «сквозных» бизнес-процессов при взаимодействии с поставщиками и клиентами. Теперь при работе по схемам «завод – торговый дом – клиент» и «поставщик – торговый дом – клиент» первичная информация вносится в ERP-систему однократно, и затем с ней работают подразделения компании (продавцы, снабженцы, юристы, финансисты, бухгалтера и другие). Скорость документооборота увеличилась существенно, и контрагенты компании это не преминули оценить. «Сейчас, когда груз с нашего склада отгружают клиенту, информация сразу появляется в системе, хотя бухгалтерские документы еще не оформлены. Не каждый контрагент захочет ждать, когда бухгалтерия подготовит документы. Наши клиенты получили возможность спокойно загружаться и уезжать, не дожидаясь счета-фактуры и товарной накладной, которые бухгалтерия выставит позднее», – приводит пример Дмитрий Минский, заместитель директора по экономике и ИТ ОХК «Щекиноазот». Похожим образом процесс выглядит и в случае со снабжением: информация о наличии ТМЦ появляется в системе сразу после приемки на складе, и только потом операция «обрабатывается» бухгалтерами. Если раньше продающим и снабжающим подразделениям было трудно готовиться к оперативным совещаниям, то сейчас необходимая плановая и фактическая информация отражена в ERP-системе. По этой же причине, кстати, многие менеджеры перестали зависеть от бухгалтерии, а обращаются непосредственно к запросам в системе для получения оперативных отчетов с учетом уровня доступа к данным. Первичные данные вносят в систему сотрудники различных функциональных подразделений, а не бухгалтерия.

Так как информация во внедренной ERP-системе представлена по всем ключевым структурам группы (помимо «Щекиноазота», «Химволокна» и Торгового дома позднее к системе подключили Первомайский и Ефремовский филиалы ОАО «Щекиноазот»), многие процессы стали прозрачнее, а само управление – эффективнее. Исключены нелогичные ситуации, которые происходили в прошлом. Например, менеджер «Щекиноазота» мог заказать материал, не зная, что его можно взять с соседнего склада «Химволокна» и таким образом сэкономить средства группы.

Проект внедрения системы в 5 подразделениях «Щекиноазота» длился с 2005 по 2007 годы. По словам генерального директора «Город-ИНФО» Ирины Ильюшиной, проект позволил автоматизировать полный цикл производственно-финансовой деятельности, начиная от планирования закупочной компании и заканчивая производством и сбытом готовой продукции с обязательным контролем качества. Автоматизированы такие области, как управление финансами, материально-техническое обеспечение, сбыт и отгрузки, расчеты с дебиторами и кредиторами, управление запасами и затратами. Бухгалтерский учет также ведется в системе Microsoft Dynamics AX. Несмотря на широкие функциональные возможности внедренного решения, руководство «Щекиноазота» решило оставить часть процессов за рамками системы. К примеру, для расчета заработной платы, управления ремонтами, отслеживания движения железнодорожных вагонов применяются другие ИТ-решения. При этом важно подчеркнуть, что внедренное решение Microsoft Dynamics AX интегрировано с другими ИТ-средствами и сервисами, например, с производственной системой FoxPro и Microsoft SQL Server Reporting Services (используется для построения отчетов). Благодаря интеграции сотрудники, не имеющие прав пользователей на работу в ERP-системе, могут просматривать информацию, содержащуюся в Microsoft Dynamics AX, с помощью доступа к соответствующим отчетам. Таким образом, при 120 приобретенных лицензиях количество пользующихся ERP-системой, включая тех, кто работает в режиме просмотра, значительно больше – 350 человек. Это административный персонал, служба безопасности, юристы, финансисты, экономисты, снабженцы, сбытовики, бухгалтерия, налоговики, цеховые мастера и кладовщики.